撰寫存證信函的重要性為何?

顧名思義,存證信函乃是保存證據的文書。蓋口說無憑,尤其若發生爭訟,法院均以證據認定之事實,作為適用法律之基礎。而存證信函即為文書證據,乃法律上的書證,在證據法中占有重要地位。故如何妥善運用及保存證據,攸關訴訟勝敗,存證信函的重要性可見一斑。

常見存證信函適用時機,例如發生車禍加害人避不見面;或如債務人借錢屢催不還;或如買到瑕疵房屋請求減價或解約;或如承租屋屋漏水房東遲未修繕;或如建商偷工減料要求損害賠償;或如拋棄繼承通知其他繼承人;或如配偶不同居請求履行同居義務等等,不一而足。

撰寫存證信函時,應將人、事、時、地、物表達清楚,並應將欲發生的法律效果充分表明,切忌寫得落落長,卻模稜兩可、毫無重點,完全沒有法律效果可言,則喪失寄發存證信函的目的。

另外,若是收到存證信函,回函亦應小心謹慎,特別留意來函中可能預設的陷阱(利用存證信函套出證據等)。比如:他人借己三十萬元未書立借據,他人為了取得證據,乃故意來函表示借款五十萬元未歸還,若吾人回函反駁只借三十萬元,就正好中了他人圈套,成為他人呈堂的有利證據。

綜上可知,撰寫存證信函並不難,唯應特別注意掌握法律上意思表示與催告重點。如未曾受過法律專業訓練,建議撰寫完畢後委請法律專家幫忙審稿,避免被對方找出反擊漏洞,反傷自己,並喪失第一時間主張權利的機會。

 1.向郵局購買特定用紙:

 首先,向郵局購買存證信函特定用紙,一式最少三份,亦即按雙方當事人之人數外加一份(例如:寄件人有一人,而收件人有三人時,即應製作五份),由寄件人、收件人、郵局三造各執一份。

2.撰寫存證信函須注意事項:

撰寫存證信函須掌握時機(法律時效、合理催告時間)及重點。並應注意人(當事人)、事(何種法律行為)、時(為法律行為時間)、地(法律行為地)、物(標的物)等重要事項。撰寫時務必清楚寫明「目的」,例如要求退貨、退款、解除契約、減少價金等,不可含糊不清。存證信函不同於一般信件,字句要力求簡潔,避免參雜感情或使用模棱兩可語句,以達法律上意思表示與催告的目的。若未曾受過法律專業訓練,強烈建議委請法律專家撰寫或審稿,避免被對方找出反擊漏洞,反傷自己,更喪失第一時間主張權利的機會。

3.如有塗改須註明字數並蓋章:

存證信函不同於一般書信可任意塗改,若有增、刪文字,必須於欄外註明訂正何字、插入何字,並註明字數;並且,修改處必須要蓋章,訂正或刪除之文字須清晰可辨。

4.至郵局用雙掛號寄出:

書寫完成後至郵局用雙掛號寄出。郵局承辦人員會形式上加以檢查,如查看寄件人處或騎縫處是否有蓋章,檢查無誤後即受理寄出。

5.「寄送收據」及「回執證明」須妥善保存:

郵局掣給的「特殊郵件寄送收據」和寄件人持有的存證信函、及事後收到的「回執證明」明信片都很重要,務必妥善保存,不可遺失。

 

 

存證信函可以達到下列功用:

1.存證信函可以留下證據資料。

2.存證信函可以表明自己立場。

3.存證信函可以警告對方出面。

4.存證信函可以進行交涉談判。

5.存證信函可以主張法律權利。

6.存證信函可以中斷法律時效。

7.存證信函可以行使法律抗辯。

8.存證信函可以告知事實關係。

 

 

收到存證信函了,怎麼辦?

一般人收到存證信函後,心裡多少會有些害怕,認為對方要採取法律行動了,或至少已經著手在做訴訟準備。

其實收到存證信函也不必過度恐慌,畢竟存證信函中所言是否真實,最後還是要由法院依證據資料認定之(假設對方說你欠他一百萬元,他還是要負舉證責任,不會因為存證信函裡面寫你欠他一百萬就真的欠一百萬)。

換個角度想,收到存證信函後不管是為了避免訟累或心生恐懼而主動與對方聯繫,讓彼此紛爭能夠在短時間內解決,也算是好事一樁。

但無論如何,千萬不要置之不理。建議收到存證信函後應仔細研讀,若有不明瞭之處應立刻請教法律專家。若不想與對方洽談,至少要就信函中不實之處回函加以反駁,才能確保自身合法權益。

 

 

【案例】

陳某騎車未開大燈,衝撞正在行走之李某,致李某顱內出血,仰賴24小時專人照顧。李某迭向陳某理論,惟陳某不但沒有和解意願,更表示不願支付任何醫療費。李某應如何發函向陳某主張應有權益?

【範例】

敬啟者:

  緣台端於民國(下同)96年11月○○日凌晨5時20分許,騎乘車牌號碼○○○號重型機車,沿台北縣○○路往○○路方向行駛,行經○○巷口時,天色昏暗,駕駛人應注意開啟大燈,竟疏未注意,衝撞正在行走之本人,致本人受顱內出血重傷害,仰賴24小時專人照顧。事發至今,台端不但未與本人和解,更表示不願支付任何醫療費用。台端前揭侵權行為,不法侵害本人身體健康,致本人受有下列損害:

(一)醫療費用119,237元;

(二)增加生活上開支,已支出看護費或由家人看護共計支出61,900元;另因本人於97年4月1日起於○○醫院呼吸照護病房接受治療,每日看護費600元,每月則為18,000元,依94年台閩地區簡易生命表,本人年齡為80歲,尚有平均餘命9.17年即110月,故依霍夫曼係數計算,本人因此增加生活上需要之費用計為1,627,086元,總計增加開支1,688,986元;

(三)精神慰撫金1,192,370元。爰依民法第184條、第192條、第193條、第195條規定,請求侵權行為損害賠償。

綜上,台端應給付本人新台幣3,000,629元。請台端於函到7日內速賠償本人上揭損失,以俾免訴累。

【筆者按】車禍態樣多端,發函時應注意的重點也不一,建議可委請法律專家代為撰寫或審閱,方能周延保障合法權益。

 

 

【案例】

陳某購屋投資,竟買到漏水又傾斜的瑕疵屋,陳某該如何保障權益?

【範例】

敬啟者:

  一、緣本人前於民國(下同)九十五年十月七日透過○○房屋仲介公司之居間仲介,向台端購買門牌號碼為台北市○○○路○○段○○巷○○號之房屋(以下簡稱系爭房屋)及座落基地,台端並擔保系爭房屋無滲漏水及龜裂傾斜之情形。本人因信賴台端所為之上開保證,乃依約給付價金予台端,並辦妥所有權移轉登記。

  二、嗣後本人詢問鄰居丁○○,始知系爭房屋有嚴重傾斜及漏水瑕疵。本人遂委請○○建築師事務所就系爭房屋進行建築物結構勘查,勘查結果為「建築物明顯嚴重傾斜」、「建築物前後傾斜程度明顯且天花板觀測平均數值略接近四十分之ㄧ」,然依據台端所簽署之不動產說明書,其中有關「房屋是否有龜裂傾斜之情形」之欄位,台端係勾選「否」,且同意上開不動產說明書為買賣契約之一部分,換言之,台端已於系爭買賣契約書中明確擔保系爭房屋並無傾斜之情事,再加以房屋結構是否正常及安全非但影響交易價格及交易意願,且影響人身安全甚劇,依通常交易觀念,若房屋有傾斜之情形,即會影響交易意願或減少房屋之通常效用及經濟上之價值,是台端對此應負瑕疵擔保責任,本人依據民法第三百五十九條之規定,向台端解除系爭買賣契約並請求返還價金二千一百六十萬元,自屬於法有據。

  三、本人多次請台端提出解決方案,台端均不理會。為保障本人權益特再次發函台端,請台端於函到七日內返還買賣價金以免訟累。

【筆者按】房屋瑕疵態樣多端,發函時應注意的重點也不一,建議可委請法律專家代為撰寫或審閱,方能周延保障合法權益。

 

 


 

【案例】

小陳跟小李是大學同學,小李向小陳陸續借貸巨額款項後卻不返還,小陳該如何寄發存證信函保障自身權益?

【範例】

敬啟者:

  一、緣台端於民國(下同)九十年間陸續向本人借款,總計為新台幣(下同)一千一百五十萬元,台端為清償該借款債務,並分別開立如附表所示之八張支票,並約定以各該支票之票載發票日為清償日。嗣上開票款之清償日期屆至前,台端以還款有困難,央求本人寬延清償期,本人同意給予一個月寬延期。詎本人於清償之寬限期限屆至後之九十年十二月二十八日,先行提示前揭附表編號1之支票時,竟遭退票,經向台端追償,台端又再央求寬限至九十一年五月,因此本人乃延至九十一年六月十二日始提示附表所示之編號2至編號8之支票,惟仍遭退票而未獲清償。嗣屢經催討,台端均置之不理。

  二、綜上,謹以本函再次催告,請台端於函到七日內返還上開借款金額,以免訟累為禱。

附件:附表乙張。

【筆者按】借貸爭議態樣多端,發函時應注意的重點也不一,建議可委請法律專家代為撰寫或審閱,方能周延保障合法權益。

 

 

【案例】

房客積欠多期房租,且租約到期未恢復房屋原狀,房東如何寄發存證信函保障合法權益?

【範例】

敬啟者:

  一、緣台端前承租本人所有坐落台北市○○路○○巷○○號○○樓及地下室(下稱系爭房屋),約定租賃期間自民國(下同)84年9月1日起至90年2月28日止;每月租金95,000元,租期屆滿如本人未繼續出租,台端應按照原狀交還房屋,如有拖延情事,台端應按租金5倍計算違約金。詎台端拖欠94年3月租金共計13,650元,且至今未恢復房屋原狀,點交房屋及鑰匙;遲至91年10月始提存,台端明顯已經違反租賃契約。

  二、嗣經貴我合意台端應給付本人拆除室內水泥隔間、修復不繡鋼門費用350,000元、修復地板費135,000 元、恢復抽油煙機8,000元、門框修復費40,000元、恢復瓦斯管線工程費16,130元、瓦斯費1,264元、違約金98元、94年12月電費265元;以上損害共計550,757元,並導致系爭房屋迄今63個月無法出租使用。尚積欠95年4月之租金計119,332元(每2年調升5%),及按年息9.85%按月複利計算遲延利息。

  三、請台端能本諸誠信原則,於函到七日內支付上揭合意金額,以臻和諧。

【筆者按】租賃爭議態樣多端,發函時應注意的重點也不一,建議可委請法律專家代為撰寫或審閱,方能周延保障合法權益。

 

 


【案例】

房屋漏水,房東不維修,房客如何寄發存證信函保障合法權益?

【範例】

敬啟者:

  一、緣貴我於民國(下同)93年1月簽立不動產租賃契約書,承租台端所有坐落於台北市○○路○○號1樓(下稱系爭房地)。然至93年7、8月間,系爭房地即發生屋頂漏水及壁面、地板滲水事件。嗣台端雖於94年2月上旬請人察看屋頂漏水並補強,但未修繕完畢,且系爭房屋一樓主建物因外牆有裂縫雨水滲水進來,造成本人地板裝潢損壞。

  二、按民法第430條規定:「租賃關係存續中,如有修繕之必要,應由出租人負擔者,承租人得定相當期限,催告出租人修繕。如出租人逾其期限內部維修繕者,承租人得…或自行修繕而請求出租人償還其費用,或於租金中扣除。」因本人屢次催告台端修繕均置之不理,故已自行修繕完畢,且依租賃契約書第7條第(3)項規定「如因天災、地變等不可抗力,或因可歸責甲方(即出租人)之事由而致租賃標的物受有損害者,由甲方負責修繕並負擔其相關費用」,系爭房地因下雨造成一樓滲、漏水,符合上述規定,請台端償還修繕費19萬元。

  三、另外,本人屢次催告台端修繕漏水未果,致本人自行修繕,因台端已構成債務不履行,依民法第227條得準用給付遲延之請求權基礎,台端之給付遲延(未為修繕,拖延修繕),本人依民法231條,請求修繕期間計10日,本人不能營業之損失為40萬元。請台端於函到七日內速賠償本人上揭損失共計59萬元,以免訟累。

【筆者按】租賃爭議態樣多端,發函時應注意的重點也不一,建議可委請法律專家代為撰寫或審閱,方能周延保障合法權益。

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