撰寫存證信函的重要性為何？
顧名思義，存證信函乃是保存證據的文書。蓋口說無憑，尤其若發生爭訟，法院均以證據認定之事實，作為適用法律之基礎。而存證信函即為文書證據，乃法律上的書證，在證據法中占有重要地位。故如何妥善運用及保存證據，攸關訴訟勝敗，存證信函的重要性可見一斑。
常見存證信函適用時機，例如發生車禍加害人避不見面；或如債務人借錢屢催不還；或如買到瑕疵房屋請求減價或解約；或如承租屋屋漏水房東遲未修繕；或如建商偷工減料要求損害賠償；或如拋棄繼承通知其他繼承人；或如配偶不同居請求履行同居義務等等，不一而足。
撰寫存證信函時，應將人、事、時、地、物表達清楚，並應將欲發生的法律效果充分表明，切忌寫得落落長，卻模稜兩可、毫無重點，完全沒有法律效果可言，則喪失寄發存證信函的目的。
另外，若是收到存證信函，回函亦應小心謹慎，特別留意來函中可能預設的陷阱（利用存證信函套出證據等）。比如：他人借己三十萬元未書立借據，他人為了取得證據，乃故意來函表示借款五十萬元未歸還，若吾人回函反駁只借三十萬元，就正好中了他人圈套，成為他人呈堂的有利證據。
綜上可知，撰寫存證信函並不難，唯應特別注意掌握法律上意思表示與催告重點。如未曾受過法律專業訓練，建議撰寫完畢後委請法律專家幫忙審稿，避免被對方找出反擊漏洞，反傷自己，並喪失第一時間主張權利的機會。
1.向郵局購買特定用紙：
首先，向郵局購買存證信函特定用紙，一式最少三份，亦即按雙方當事人之人數外加一份（例如：寄件人有一人，而收件人有三人時，即應製作五份），由寄件人、收件人、郵局三造各執一份。
2.撰寫存證信函須注意事項：
撰寫存證信函須掌握時機（法律時效、合理催告時間）及重點。並應注意人（當事人）、事（何種法律行為）、時（為法律行為時間）、地（法律行為地）、物（標的物）等重要事項。撰寫時務必清楚寫明「目的」，例如要求退貨、退款、解除契約、減少價金等，不可含糊不清。存證信函不同於一般信件，字句要力求簡潔，避免參雜感情或使用模棱兩可語句，以達法律上意思表示與催告的目的。若未曾受過法律專業訓練，強烈建議委請法律專家撰寫或審稿，避免被對方找出反擊漏洞，反傷自己，更喪失第一時間主張權利的機會。
3.如有塗改須註明字數並蓋章：
存證信函不同於一般書信可任意塗改，若有增、刪文字，必須於欄外註明訂正何字、插入何字，並註明字數；並且，修改處必須要蓋章，訂正或刪除之文字須清晰可辨。
4.至郵局用雙掛號寄出：
書寫完成後至郵局用雙掛號寄出。郵局承辦人員會形式上加以檢查，如查看寄件人處或騎縫處是否有蓋章，檢查無誤後即受理寄出。
5.「寄送收據」及「回執證明」須妥善保存：
郵局掣給的「特殊郵件寄送收據」和寄件人持有的存證信函、及事後收到的「回執證明」明信片都很重要，務必妥善保存，不可遺失。
存證信函可以達到下列功用：
1.存證信函可以留下證據資料。
2.存證信函可以表明自己立場。
3.存證信函可以警告對方出面。
4.存證信函可以進行交涉談判。
5.存證信函可以主張法律權利。
6.存證信函可以中斷法律時效。
7.存證信函可以行使法律抗辯。
8.存證信函可以告知事實關係。
收到存證信函了，怎麼辦？
一般人收到存證信函後，心裡多少會有些害怕，認為對方要採取法律行動了，或至少已經著手在做訴訟準備。
其實收到存證信函也不必過度恐慌，畢竟存證信函中所言是否真實，最後還是要由法院依證據資料認定之（假設對方說你欠他一百萬元，他還是要負舉證責任，不會因為存證信函裡面寫你欠他一百萬就真的欠一百萬）。
換個角度想，收到存證信函後不管是為了避免訟累或心生恐懼而主動與對方聯繫，讓彼此紛爭能夠在短時間內解決，也算是好事一樁。
但無論如何，千萬不要置之不理。建議收到存證信函後應仔細研讀，若有不明瞭之處應立刻請教法律專家。若不想與對方洽談，至少要就信函中不實之處回函加以反駁，才能確保自身合法權益。
【案例】
陳某騎車未開大燈，衝撞正在行走之李某，致李某顱內出血，仰賴24小時專人照顧。李某迭向陳某理論，惟陳某不但沒有和解意願，更表示不願支付任何醫療費。李某應如何發函向陳某主張應有權益？
【範例】
敬啟者：
緣台端於民國（下同）96年11月○○日凌晨5時20分許，騎乘車牌號碼○○○號重型機車，沿台北縣○○路往○○路方向行駛，行經○○巷口時，天色昏暗，駕駛人應注意開啟大燈，竟疏未注意，衝撞正在行走之本人，致本人受顱內出血重傷害，仰賴24小時專人照顧。事發至今，台端不但未與本人和解，更表示不願支付任何醫療費用。台端前揭侵權行為，不法侵害本人身體健康，致本人受有下列損害：
(一)醫療費用119,237元；
(二)增加生活上開支，已支出看護費或由家人看護共計支出61,900元；另因本人於97年4月1日起於○○醫院呼吸照護病房接受治療，每日看護費600元，每月則為18,000元，依94年台閩地區簡易生命表，本人年齡為80歲，尚有平均餘命9.17年即110月，故依霍夫曼係數計算，本人因此增加生活上需要之費用計為1,627,086元，總計增加開支1,688,986元；
(三)精神慰撫金1,192,370元。爰依民法第184條、第192條、第193條、第195條規定，請求侵權行為損害賠償。
綜上，台端應給付本人新台幣3,000,629元。請台端於函到7日內速賠償本人上揭損失，以俾免訴累。
【筆者按】車禍態樣多端，發函時應注意的重點也不一，建議可委請法律專家代為撰寫或審閱，方能周延保障合法權益。
【案例】
陳某購屋投資，竟買到漏水又傾斜的瑕疵屋，陳某該如何保障權益？
【範例】
敬啟者：
一、緣本人前於民國（下同）九十五年十月七日透過○○房屋仲介公司之居間仲介，向台端購買門牌號碼為台北市○○○路○○段○○巷○○號之房屋（以下簡稱系爭房屋）及座落基地，台端並擔保系爭房屋無滲漏水及龜裂傾斜之情形。本人因信賴台端所為之上開保證，乃依約給付價金予台端，並辦妥所有權移轉登記。
二、嗣後本人詢問鄰居丁○○，始知系爭房屋有嚴重傾斜及漏水瑕疵。本人遂委請○○建築師事務所就系爭房屋進行建築物結構勘查，勘查結果為「建築物明顯嚴重傾斜」、「建築物前後傾斜程度明顯且天花板觀測平均數值略接近四十分之ㄧ」，然依據台端所簽署之不動產說明書，其中有關「房屋是否有龜裂傾斜之情形」之欄位，台端係勾選「否」，且同意上開不動產說明書為買賣契約之一部分，換言之，台端已於系爭買賣契約書中明確擔保系爭房屋並無傾斜之情事，再加以房屋結構是否正常及安全非但影響交易價格及交易意願，且影響人身安全甚劇，依通常交易觀念，若房屋有傾斜之情形，即會影響交易意願或減少房屋之通常效用及經濟上之價值，是台端對此應負瑕疵擔保責任，本人依據民法第三百五十九條之規定，向台端解除系爭買賣契約並請求返還價金二千一百六十萬元，自屬於法有據。
三、本人多次請台端提出解決方案，台端均不理會。為保障本人權益特再次發函台端，請台端於函到七日內返還買賣價金以免訟累。
【筆者按】房屋瑕疵態樣多端，發函時應注意的重點也不一，建議可委請法律專家代為撰寫或審閱，方能周延保障合法權益。
【案例】
小陳跟小李是大學同學，小李向小陳陸續借貸巨額款項後卻不返還，小陳該如何寄發存證信函保障自身權益？
【範例】
敬啟者：
一、緣台端於民國（下同）九十年間陸續向本人借款，總計為新台幣（下同）一千一百五十萬元，台端為清償該借款債務，並分別開立如附表所示之八張支票，並約定以各該支票之票載發票日為清償日。嗣上開票款之清償日期屆至前，台端以還款有困難，央求本人寬延清償期，本人同意給予一個月寬延期。詎本人於清償之寬限期限屆至後之九十年十二月二十八日，先行提示前揭附表編號１之支票時，竟遭退票，經向台端追償，台端又再央求寬限至九十一年五月，因此本人乃延至九十一年六月十二日始提示附表所示之編號２至編號８之支票，惟仍遭退票而未獲清償。嗣屢經催討，台端均置之不理。
二、綜上，謹以本函再次催告，請台端於函到七日內返還上開借款金額，以免訟累為禱。
附件：附表乙張。
【筆者按】借貸爭議態樣多端，發函時應注意的重點也不一，建議可委請法律專家代為撰寫或審閱，方能周延保障合法權益。
【案例】
房客積欠多期房租，且租約到期未恢復房屋原狀，房東如何寄發存證信函保障合法權益？
【範例】
敬啟者：
一、緣台端前承租本人所有坐落台北市○○路○○巷○○號○○樓及地下室（下稱系爭房屋），約定租賃期間自民國（下同）84年9月1日起至90年2月28日止；每月租金95,000元，租期屆滿如本人未繼續出租，台端應按照原狀交還房屋，如有拖延情事，台端應按租金5倍計算違約金。詎台端拖欠94年3月租金共計13,650元，且至今未恢復房屋原狀，點交房屋及鑰匙；遲至91年10月始提存，台端明顯已經違反租賃契約。
二、嗣經貴我合意台端應給付本人拆除室內水泥隔間、修復不繡鋼門費用350,000元、修復地板費135,000 元、恢復抽油煙機8,000元、門框修復費40,000元、恢復瓦斯管線工程費16,130元、瓦斯費1,264元、違約金98元、94年12月電費265元；以上損害共計550,757元，並導致系爭房屋迄今63個月無法出租使用。尚積欠95年4月之租金計119,332元（每2年調升5％），及按年息9.85％按月複利計算遲延利息。
三、請台端能本諸誠信原則，於函到七日內支付上揭合意金額，以臻和諧。
【筆者按】租賃爭議態樣多端，發函時應注意的重點也不一，建議可委請法律專家代為撰寫或審閱，方能周延保障合法權益。
【案例】
房屋漏水，房東不維修，房客如何寄發存證信函保障合法權益？
【範例】
敬啟者：
一、緣貴我於民國（下同）93年1月簽立不動產租賃契約書，承租台端所有坐落於台北市○○路○○號1樓（下稱系爭房地）。然至93年7、8月間，系爭房地即發生屋頂漏水及壁面、地板滲水事件。嗣台端雖於94年2月上旬請人察看屋頂漏水並補強，但未修繕完畢，且系爭房屋一樓主建物因外牆有裂縫雨水滲水進來，造成本人地板裝潢損壞。
二、按民法第430條規定：「租賃關係存續中，如有修繕之必要，應由出租人負擔者，承租人得定相當期限，催告出租人修繕。如出租人逾其期限內部維修繕者，承租人得…或自行修繕而請求出租人償還其費用，或於租金中扣除。」因本人屢次催告台端修繕均置之不理，故已自行修繕完畢，且依租賃契約書第7條第(3)項規定「如因天災、地變等不可抗力，或因可歸責甲方（即出租人）之事由而致租賃標的物受有損害者，由甲方負責修繕並負擔其相關費用」，系爭房地因下雨造成一樓滲、漏水，符合上述規定，請台端償還修繕費19萬元。
三、另外，本人屢次催告台端修繕漏水未果，致本人自行修繕，因台端已構成債務不履行，依民法第227條得準用給付遲延之請求權基礎，台端之給付遲延（未為修繕，拖延修繕），本人依民法231條，請求修繕期間計10日，本人不能營業之損失為40萬元。請台端於函到七日內速賠償本人上揭損失共計59萬元，以免訟累。
【筆者按】租賃爭議態樣多端，發函時應注意的重點也不一，建議可委請法律專家代為撰寫或審閱，方能周延保障合法權益。
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